FH OberösterreichForschung & Entwicklung

Robotic Process Automation

Digitale helfende Hände im Unternehmen - mit Hilfe von RPA lassen sich mühsame und repetitive Schritte automatisieren

RPA-Anwendungen ermöglichen die Automatisierung von Prozessen zur Überbrückung von Systemschnittstellen. Sie führen die einzelnen Prozessschritte genauso aus, wie Menschen sie ausführen würden.

So wird auf Systeme wie E-Mails und ERP mittels Login zugegriffen und Aufgaben wie das Reporting mit den gleichen Schritten vollzogen, die ein Mensch bei der Erstellung durchläuft. RPA-Anwendungen können wie menschliche Mitarbeiter*innen Programme aufrufen, Daten aus einem System auslesen, Formulare befüllen und als Mail versenden. Die Anwendungen funktionieren wie ein MS-Excel-Makro, die aber auch andere Anwendungen außerhalb Excel ansteuern kann.

RPA-Anwendungen unterstützen somit Menschen bei der Ausübung ihrer Tätigkeiten oder können diese Tätigkeiten vollständig übernehmen, indem die menschliche Interaktion mit Benutzerschnittstellen von Softwaresystemen nachgebildet wird. Sie haben im Grunde die Aufgabe, Daten aufzunehmen, zu verarbeiten und auszugeben (z.B. Erfassung von Eingangsrechnungen oder Stammdatenpflege).

Ein RPA-Bot wird oft schon als digitale Arbeitskraft gesehen und bekommt häufig auch einen Namen wie z.B. Robert oder Roberta. Bots sind technisch gesehen aber nichts anderes als eine Software oder ein Computerprogramm.

Status Quo und Ausblick

RPA-Bots können derzeit standardmäßig nur einfache digitale und standardisierte Routinetätigkeiten, wie etwa das Kopieren von Daten in ein Formular, Eintragungen in Datenbanken oder auch das Schreiben und Versenden einer E-Mail, übernehmen und werden bisher erst in Pilotprojekten von größeren Unternehmen und Wirtschaftstreuhandkanzleien angewendet.

Zukünftig könnten RPA-Anwendungen mit smarten Technologien (wie machine-learning oder deep-learning) ausgestattet sein, was sie zu Smart Robots macht. Smarte Technologien werden oftmals mit dem Begriff „künstliche Intelligenz“ bezeichnet. Die Möglichkeiten dieser Maschinen kommt dann der Intelligenz von Menschen nahe. Smarte RPA-Anwendungen wären dann in der Lage, durch Beobachtung und Erkennen von Mustern auch komplexere Aufgaben auszuführen und auch Sonderfälle zu lösen. Sie könnten z.B. durch Beobachtung der Entscheidungen eines*r Mitarbeiter*in lernen, diese Entscheidungen auch zu treffen.

Vorteile

- 24 Stunden und 7 Tage die Woche einsetzbar

- reduziert Flüchtigkeitsfehler bei stark wiederholenden Tätigkeiten

- relativ schnell und einfach implementierbar

- kann mit relativ geringem Schulungsaufwand auch durch Mitarbeiter*innen im Finanz- und Rechnungswesen implementiert und angepasst werden

- vor allem hoch standardisierte, strukturierte und wiederkehrende Prozesse eignen sich für die Automatisierung durch RPA-Technologien (wie die Debitoren- & Kreditorenbuchhaltung und Kostenkalkulationen)

- Mitarbeiter*innen sind wieder als Expert*innen einsetzbar und können sich auf wertschöpfendere Aufgaben, wie die Datenanalyse und -interpretation, konzentrieren.

Grenzen

- kann nach derzeitigem Stand nur „angelernte“ Prozesse abarbeiten

- ist aktuell noch nicht imstande, selbstständig Lösungsansätze zu finden

- nicht für Prozesse, die in geringer Häufigkeit und/oder selten vorkommen, einsetzbar

- Standardisierungsgrad per se wird nicht erhöht, da RPA-Anwendungen nur für Prozesse anwendbar sind, die bereits den notwendigen Standardisierungsgrad erfüllen

- Notwendigkeit von IT-versierten Mitarbeiter*innen, die Programmierung des Software-Bots bzw. Anpassungen an veränderte Prozesse vornehmen können und auch Zugriffsrechte, Prozessprotokolle etc. pflegen

- ein ausführliches Testen durch Fachpersonal für die erfolgreiche Implementierung eines RPA-Anwendung ist Grundvoraussetzung

- Risiko einer falschen Programmierung der RPA-Anwendung: „Software ist nur so gut wie sein Programmierer!“

- es entsteht ein „Automatisierungsfleckerlteppich“ – mit steigender Anzahl an RPA-Anwendungen im Unternehmen erhöht sich die Komplexität der IT-Infrastruktur. Eine nachhaltige Automatisierung ist letztendlich nur über die Kernsysteme möglich

Beispiel einer RPA Anwendung

Bearbeitung von eingehenden Mahnungen

Sie bekommen ein Mahnschreiben eines Lieferanten digital übermittelt. Nun müssten Sie die Mahnung in Ihr SAP-System übertragen und die offenen Posten, die Zahlungsbedingungen und eventuelle individuelle Vereinbarungen prüfen.

Aber Sie haben einen virtuellen Kollegen, der jede Mahnung verarbeitet, Lieferantenkonten, Rechnungen und andere kundenspezifischen Informationen in verschiedenen SAP-Systemen prüft. Nach dieser Prüfung entscheidet der Software Roboter dann, ob er dem Lieferanten mit einer standardisierten Nachricht antwortet oder Ihnen die gesammelten Informationen per E-Mail zur abschließenden Bearbeitung weiterleitet.

Das bedeutet für Sie und das Unternehmen eine reduzierte Bearbeitungszeit und eine kurze Reaktionszeit bei der Bearbeitung von Mahnungen.

Anbieter

UiPath

“Wir machen Robots. Damit Menschen keine sein müssen.”

Blue Prism

„Mit den intelligenten Digital Workern von Blue Prism – ausgestattet mit kognitiven Fähigkeiten – können Sie die Kontrolle über betriebliche Herausforderungen übernehmen und schneller, agiler und skalierbarer arbeiten.“

Automation Anywhere

“ Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) hilft Ihnen, den Nutzen Ihrer Daten so zu optimieren, dass Sie auf dem stark umkämpften Markt von heute die Erwartungen Ihrer Kunden besser erfüllen und die Effizienz interner Arbeitsabläufe verbessern können.”

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